El sistema de planillas es una plataforma amplia que debe incluir opciones de reportes y pagos. Que permita controlar y verificar los pagos de los aportes al Sistema de la Seguridad Social y Parafiscales de los empleados, ya sean trabajadores independientes o empresas.
El sistema debe garantizar seguridad, protección de datos y que los pagos de los aportes se efectúen directamente a la entidad bancaria, a la Entidad Promotora de Salud (EPS), las administradoras de Riesgos Profesionales (ARL), entre otras señaladas por el aportante.
Es necesario que el sistema tenga una interfaz amigable, con pestañas que envíen a los usuarios directo a la solicitud que desean. Con un registro sencillo, pero con la información necesaria que debe tener el sistema para que los procesos de la planilla se realicen de forma eficaz.
El sistema deberá conocer si es un trabajador independiente o una empresa integrada por diversos empleados, que pueden tener contrato laboral o simplemente ser contratistas. Que el sistema permite controlar el estatus del empleado, así como la activación de alguna planilla para un trabajador en específico, considerando las novedades y los permisos.
Las pestañas deberán estar ordenadas de acuerdo al tipo de solicitud, en muchos casos las solicitudes más importantes están ubicadas en sub pestañas. Lo que debemos recordar es que el sistema de gestión de las planillas para la cancelación de aportes, deberá poder ser usados por personas con poco conocimiento tecnológico o personas de la tercera edad.
El sistema de planillas está enfocado en ser una plataforma para trabajadores independientes y empresas, esta última suelen tener más de 100 empleados que deberán registrar en el sistema. Es importante que el proceso de registro sea muy sencillo, para evitar errores al escribir los datos de cada trabajador u omitir alguno.
Una modalidad que se implementa en muchos sistemas, es permitir el ingreso de la base de datos de los trabajadores desde una planilla Excel. Recordemos que muchas empresas poseen este registro en una hoja de cálculo o incluso muchos sistemas que manejan en las empresas para el registro de los empleados, imprimen dicha base de datos en hojas de cálculos.
De esta manera, el sistema de planilla solo deberá permitir cargar la hoja de cálculo con el registro de los trabajadores. Otra opción muy adecuada, es que al incluir el número del documento de identidad de algún empleado, el sistema de forma automática cargue el nombre completo del trabajador al sistema.
Además, una excelente plataforma para la administración de las planillas, es que el trabajador independiente pueda cargar los datos de algún empleado de servicio doméstico de forma sencilla. Creando una planilla individual para trabajar independiente y que los pagos de los aportes se puedan efectuar sin error alguno.
Para las empresas con más de 100 trabajadores es muy tedioso realizar el cálculo de los aportes correspondientes, por lo general pueden ocurrir errores, los cuales son cancelados más tarde acompañado de una planilla de corrección.
Esto se vuelve un poco complicado cuando disponen de trabajadores con licencia de maternidad, paternidad, permisos por presentar problemas de salud, vacaciones, empleados contratistas, entre otros.
Es por ello que un adecuado sistema para la gestión de planillas de los trabajadores, deben ser capaces de realizar los cálculos de los aportes de forma automática. Incluso muchos sistemas se caracterizan por incorporar calculadoras que permiten sacar el valor del aporte total. Esto se realiza especificando el tipo de aporte del trabajador y la cotización respectiva.
En muchos casos, los trabajadores independientes no tienen idea de que aportes a la seguridad social y parafiscales les corresponde realizar. Un buen sistema es capaz de indicar los aportes correspondientes, y de acuerdo a los ingresos que señale el trabajador, el sistema podrá calcular el aporte total a efectuar.
Los certificados de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), son un comprobante que acredita que el trabajador efectuó los pagos de los aportes respectivos y se encuentra libre de deudas de esta índole.
Es por ello que es necesario que cualquier trabajador, ya sea empresa, dependiente e independiente puedan descargar este certificado de forma fácil y precisa. Miplanilla tiene la ventaja que los trabajadores dependientes solicitan a los empleadores poder descargar dicha planilla, y estos pueden decidir si la aprueban o la rechazan.
Es importante que el proceso de descarga de dicho documento sea sencillo e incluso disponer de un formulario individual y externo del propio sistema. Tener en mano el certificado PILA les permite a los empleados dependientes conocer si sus aportes se encuentran pagados o poseen deudas.
Además si ocurre un problema con el sistema y el mismo llega a indicar la falta de dicho pago, el empleado tendrá el certificado como comprobante de que la cancelación de los aportes se efectuó en la fecha pautada.
Debemos tener en cuenta que el trabajador independiente, empleados o el mismo empleador podrán estar expuestos a que deba reportar alguna novedad, pagar una planilla de corrección, mora o cualquier otra.
Es por ello que es necesario que el sistema permita poder realizar los pagos de este tipo de planillas externas, a los trabajadores cuando se requiera. Que la misma plataforma ofrezca un formulario de opciones que permitan agregar las planillas que se debe cancelar, donde se puedan seleccionar todos los trabajadores o para algunos en específico.
La seguridad de cualquier sistema es muy importante, ya que nadie ajeno a la empresa o a la entidad que controla al Sistema de la Seguridad Social deberá conocer los datos de la empresa o de los trabajadores.
Si la información llegase a ser divulgada, el coordinador del sistema estaría cometiendo un delito electrónico, informático y va en contra de la protección de datos. Es por ello que al momento de ejecutar el registro en el sistema de algún trabajador independiente o empresa, el sistema debe garantizar la protección de datos.
